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Si eres de esas personas que tiene más de un trabajo, hijos, muchos amigos y no sabes qué hacer para poder aprovechar todo sin tener que dejar nada a medias, te traemos una de las herramientas que te permitirá no solo a optimizar tu tiempo sino también a estresarte menos al momento de comenzar tu día a día.
Google Calendar es una herramienta súper valiosa, que tiene todas las funcionalidades de una agenda o calendario electrónico: puedes tener un registro de reuniones, fechas importantes, recordatorios, entre otros.
Una de sus grandes ventajas es que está sincronizado con gmail, lo que te permite incluir a tus contactos en los eventos o pautas que hagas, así que no solo te recuerda a ti sobre tus reuniones, sino también a tus colegas. Si tienes un sitio web, Google Calendar te da la opción de indexar tu calendario al site y así tus clientes podrán verlo también.
Además, si Google Calendar ha funcionado bien para tu cotidianidad laboral, puedes crear otro calendario para organizar tu vida personal: recordatorios de cumpleaños, citas médicas o comprar un regalo.
Lo bueno de esta herramienta es que es gratuita debe ser explotada ya que contribuirá a tu productividad profesional y hasta personal si así lo deseas.
Si eres un emprendedor, esta herramienta será tu gran aliada al momento de organizar tiempos o plazos de entrega o citas a las que asistir.
7 trucos para aprovechar Google Calendar
Muchas de las funcionalidades de Google Calendar pasan inadvertidas porque hay una gran variedad de opciones y, en algunos casos, están algo escondidas o ni te imaginas para qué funcionan.
A veces hasta hace falta conocer diversos trucos para poder sacarle verdadero partido a esta herramienta de Google.
Es por ello que aquí te enumero y explico diversas funciones de este calendario para que las explores y puedas organizarte como todo un profesional.
·Recibe un email con tu agenda diaria
Si llenas de eventos diariamente tu calendario, puede que seguirle el ritmo sea complicado y hasta no tengas tiempo de hacerlo.
Así que Google Calendar te mandará un email diario con todos los eventos que tengas para cada día de la semana.
·Incluye tareas
Para esto, solo debes dar clic en la opción “Tareas” en donde podrás anotar todas aquellas diligencias o cosas que tienes por hacer. Para activarla, dirígete a la barra lateral izquierda.
Con esta opción tendrás automáticamente un nuevo panel a la derecha de tu calendario en donde podrás ir agregando tareas a tu lista, y si las mismas tienen fecha, aparecerán en tu calendario para que no tengas excusas de que las olvidaste.
·Activa alarmas
Esta es la funcionalidad que más recomiendo para los olvidadizos. Con el Google Calendar tendrás tres modalidades para recibir tus alarmas:
1. Mensaje de texto
2. Correo
3. Ventana emergente
Esta es la manera más directa de aviso, puesto que el popup aparecerá en tu pantalla mientras estés haciendo lo que sea: escribiendo, navegando en Internet, etc., y no importa en qué ordenador te encuentres ¡No hay excusas para olvidar!.
·Comparte calendarios con tus colegas
A partir de la lista de “Mis Calendarios” en la barra lateral izquierda, tienes la opción de compartir tus calendarios con tus socios.
Esta es la mejor manera de que tú y tu equipo estén sintonizados y si estás emprendiendo un negocio apenas, será de gran ayuda para que los plazos se cumplan a cabalidad y haya un consenso en los horarios de todos los implicados.
Además de esta ventaja, también puedes agregar cualquier calendario de algún colega desde el menú haciendo clic en la opción “Otros calendarios”, pero necesitarás de la aprobación del colega para que tengas vista de su calendario.
Es importante mencionar que, si quieres enviarle tu calendario a alguien que no usa Google Calendar, puedes hacerlo sin ningún inconveniente.
Si lo haces público presionando “Configuración del calendario” y luego a “Detalles del calendario” podrás enviarle la dirección URL de tu calendario a quien desees.
·Accede a tu calendario sin conexión
Si eres de los profesionales que hacen muchos viajes por negocios es normal que te quedes sin conexión en ciertos lugares; pero no debes preocuparte.
Google Calendar te permite descargar tu calendario aunque no tengas conexión, lo que no podrás hacer es actualizarlo.
La manera de hacerlo es darle clic al botón con la rueda en la esquina superior derecha del navegador y elegir la opción “Sin conexión”.
Asegúrate de tener la app de Google Calendar descargada en tu equipo y de contar con Chrome para que se te descargue adecuadamente.
·Convierte tu calendario en una agenda
Google Calendar te ofrece diversas visualizaciones como ver el calendario por semanas o meses.
También te ofrece la opción de visualizarlo como una agenda, con la que podrás contemplar todos los elementos de tu calendario como si de un pequeño cuaderno en físico se tratara, como probablemente solías tener.
· “Encuentra un hueco” con tus compañeros de equipo.
La función “Encontrar un hueco” de Google Calendar te permitirá ponerte de acuerdo con tu equipo para hallar el momento ideal para que todos se puedan reunir.
A veces es complicado establecer un día en el que cada uno de los miembros estén desocupados para poder llevar a cabo una reunión importante. Así que Google Calendar te ofrecerá una visualización de los calendarios de tu equipo para ahorrarte la tarea de preguntarles. De esta manera lograrás cuadrar un día que les convenga a todos.
Dicho esto, ¿qué esperas para probar el Google Calendar en tu día a día?.
