Resumen de trabajo:

Responsabilidades:

• Asignaciones basadas en proyectos pesados ​​(gestión de proyectos e informes ad-hoc dentro del vecindario, preparación de informes regulares / semanales).
• Coordinación y ejecución de eventos (administrar múltiples proyectos / eventos simultáneamente, consolidar los datos necesarios para las presentaciones, orquestar la comunicación para el equipo, las partes interesadas y los socios, preparar y analizar datos, ejecutar eventos e iniciativas locales, del vecindario y del Resort).
• Coordinación de reuniones: programa reuniones complejas, prepara agendas para respaldar las necesidades / objetivos comerciales, captura y rastrea los elementos de acción / entregables, completa el seguimiento según sea necesario con los líderes / socios clave para impulsar el trabajo hasta su finalización. (por ejemplo, pasar lista, mesas redondas, reuniones de equipo semanales, reuniones de socios, otras reuniones de negocios, etc.).
• Optimice la programación de compromisos en el calendario de los líderes (familiarícese con los horarios de los líderes y ajústelos según sea necesario para cumplir con las prioridades diarias / semanales).
• Manejo de proyectos ad-hoc o reportes solicitados / asignados por los líderes operativos apoyados.
• Procese / administre las órdenes de compra del equipo, los contratos de proveedores y los informes de gastos del liderazgo.
• Prepara informes periódicos / semanales y resúmenes comerciales para varios (3-5) gerentes de producción. Puede incluir el apoyo del Gerente General (por ejemplo, informes de actualización semanales que se envían a los Ejecutivos Senior del sitio, así como otros informes operativos semanales utilizados por el liderazgo).
• Entregue el papeleo y los materiales entre las oficinas y las áreas / equipos de operaciones.
• Maneja la información confidencial de manera responsable e íntegra a diario.
• Habilidades de relación excepcionales, se anticipa a las necesidades de toda el área / equipo.
• Se necesitan habilidades superiores de gestión del tiempo para priorizar la carga de trabajo y completar el trabajo de manera eficiente.
• Administra / rastrea la información del equipo y de los miembros del elenco para ayudar con los registros del elenco / líder.
• Admite todas las etapas del ciclo de vida del proyecto, que incluyen: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
• Capacidad para gestionar múltiples proyectos / eventos simultáneamente.
• Asóciese con el rol de Coordinador, ayudando con cualquier apoyo administrativo o de proyecto de respaldo.
• Orquesta la comunicación y la participación de las partes interesadas en los proyectos para garantizar que las personas tengan la información necesaria para completar los entregables.
• Mantiene proactivamente los proyectos en el cronograma y comunica cuando los cronogramas se han alterado, avanzado o retrasado.
• Representar al equipo del proyecto en reuniones / caminatas en el lugar según sea necesario.
• Utiliza habilidades de resolución de problemas para eliminar barreras, improvisar cuando sea necesario y garantizar el éxito del proyecto.
• Prepara y analiza datos. Realiza el seguimiento según sea necesario para respaldar la recopilación / investigación de datos.
• Prepara documentos, agendas, informes y resúmenes ejecutivos que respaldan los objetivos de la reunión.
• Completa la investigación y prepara materiales para presentaciones, que pueden incluir el uso de soluciones digitales / tecnológicas para presentaciones visuales.
• Ejecuta eventos (por ejemplo, cumpleaños, reconocimiento de aniversario de servicio, almuerzo y aprendizaje, actividades de formación de equipos, etc.).
• Apoyar las necesidades de los miembros del reparto de acuerdo con el equipo de liderazgo.
• Capacidad para autoeducarse y buscar recursos para hacer avanzar el negocio y fomentar el crecimiento (aprender nuevos sistemas informáticos, software, tecnología, habilidades de presentación, perspicacia financiera, etc.).
• Revise las prácticas operativas e implemente mejoras cuando sea necesario.
• Involucrarse y conectarse con el grupo de pares para apoyar a todo el equipo coordinador.

Cualificaciones básicas:

• Capacidad para interactuar con otros ejecutivos y sus asistentes.
• Habilidades de administración, gestión del tiempo, organización y planificación.
• Capaz de ser proactivo, ingenioso y colaborar con áreas de apoyo y clientes.
• Disfruta trabajando en un ambiente de equipo.
• Flexible para adaptarse a las demandas de un entorno en constante cambio y acelerado; capaz de identificar desafíos, tomar decisiones e implementar soluciones sin supervisión.
• Dominio de los programas de Microsoft.
• Integración: funciona como parte de un equipo para trabajar mejor, más rápido y de manera más inteligente. Permanece flexible en un entorno de ritmo rápido. Busca socios clave / miembros del equipo para identificar las mejores prácticas. Trabaja con otros para identificar e impulsar la eficiencia.

Calificaciones preferidas:

• Conocimiento de las políticas, la estructura organizativa y la nomenclatura de Disney.
• Segundo lenguaje

Educación requerida

• Título de escuela secundaria, GED o experiencia equivalente

Educación preferida

• Título universitario o experiencia equivalente